Veri İşleme Sözleşmesi

Bu sözleşme, BodrumdaBirEv Pro uygulamasını ve profesyonel hesabı kullanan emlak işletmeleri ile Royalyat Turizm Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi arasında, işletmelerin Platforma kaydettiği üçüncü kişi verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca işlenme koşullarını düzenler. Profesyonel Hesap Sözleşmesinin ekidir.

1. Taraflar

• Veri sorumlusu: Profesyonel hesabı ve Pro uygulamasını kullanan emlak işletmesi ("Profesyonel Kullanıcı"). Ofiste paylaşılmayan kişisel kayıtlar bakımından, Aydınlatma Metninin 14. maddesinde açıklandığı gibi, kaydı ekleyen emlak danışmanı da veri sorumlusu olarak bu Sözleşmeye tabidir.
• Veri işleyen: BodrumdaBirEv platformunu işleten Royalyat Turizm Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ("Royalyat").

2. Konu, Veriler ve Amaç

• Veri kategorileri: Rehberdeki kişilerin adı, telefonu, e-postası ve notları; kişilerin portföylerle bağlantıları ve bu bağlantıların notları; portföy evrakları (tapu, yetki sözleşmesi, iskân, kimlik fotokopisi, aidat yazısı ve benzerleri); portföy notları ve portföyün özel bilgileri (komisyon, mal sahibi fiyatı, anahtar yeri, gösterim notu ve sözleşme bitiş tarihi).
• İlgili kişiler: Mal sahipleri, alıcı ve kiracı adayları, kiracılar, Profesyonel Kullanıcının rehberine kaydettiği diğer kişiler ve evraklarda adı geçen kişiler.
• Amaç: Yalnız Profesyonel Kullanıcının portföylerini ve müşteri ilişkilerini yönetmesi. Royalyat bu verileri kendi amaçları için kullanmaz; herkese açık ilan sayfalarında göstermez, pazarlamada ya da ürün ölçümünde kullanmaz ve yapay zeka hizmet sağlayıcısına göndermez.

3. Talimatlar

• Royalyat verileri yalnız Profesyonel Kullanıcının talimatıyla işler. Pro uygulamasında ve Platformda yapılan kayıt, değiştirme, ofiste paylaşma ve silme işlemleri Profesyonel Kullanıcının talimatı sayılır.
• Royalyat bir talimatın Kanuna aykırı olduğunu düşünürse Profesyonel Kullanıcıyı gecikmeksizin bilgilendirir ve bu talimatı yerine getirmeyebilir.
• Royalyat, yetkili makamların kanuna dayanan talepleri halinde verileri bu makamlara açıklayabilir; kanunen yasaklanmadıkça Profesyonel Kullanıcıyı bilgilendirir.

4. Gizlilik

• Royalyat ve verilere erişen çalışanları, öğrendikleri kişisel verileri başkasına açıklamaz ve işleme amacı dışında kullanmaz (Kanun m.12/4). Bu yükümlülük Sözleşme sona erdikten sonra da süresiz devam eder.
• Royalyat çalışanları verilere yalnız hizmetin sağlanması, destek ve güvenlik için gerektiği ölçüde erişebilir.

5. Güvenlik Tedbirleri

• Rehberdeki kişilerin telefon, e-posta ve notları, kişi bağlantılarının notları, portföy notları, anahtar yeri ve gösterim notu ile evrak dosyaları şifreli saklanır.
• Erişim ofis içi kurallarla sınırlıdır: ofiste paylaşılmayan kişileri yalnız ekleyen danışman, ofiste paylaşılan kişileri ofisin aktif üyeleri görür. Portföy evraklarını, notlarını ve özel bilgilerini yalnız portföy üzerinde yetkisi olan kullanıcılar görür.
• Evraklar yalnız yetkili kullanıcıya, kısa süreli imzalı bağlantıyla açılır. Her evrak erişimi kaydedilir.
• Platform ile uygulama arasındaki bağlantılar şifrelidir. Telefon, e-posta ve not gibi bilgiler sistem ve hata kayıtlarına maskelenerek ya da çıkarılarak yazılır.
• Kimlik fotokopisi gibi özel nitelikli veri içerebilecek evraklarda Profesyonel Kullanıcı, gerekli olmayan alanları (örneğin eski tip kimlikteki din hanesini) yüklemeden önce kapatır.

6. Alt İşleyenler

• Royalyat bu verilerin işlenmesinde şu hizmetlerden yararlanır: sunucu (barındırma) hizmeti; Platform ve uygulama trafiğinin geçtiği içerik dağıtım ve güvenlik ağı (Cloudflare, sunucuları yurt dışında da bulunur); hata izleme hizmeti (Flare, yurt dışında bulunabilir; yalnız kişisel alanları maskelenmiş ya da çıkarılmış hata kayıtları). Rehber, evrak ve not içerikleri e-posta, SMS ya da bildirim (push) hizmetlerine ve yapay zeka hizmet sağlayıcısına gönderilmez.
• Profesyonel Kullanıcı, bu Sözleşmeyi kabul ederek Royalyat'ın bu alt işleyenleri kullanmasına talimat verir.
• Royalyat yeni bir alt işleyen eklemeden ya da mevcut birini değiştirmeden önce bunu bu sayfada ve kayıtlı e-posta adresine bildirir. Profesyonel Kullanıcı makul bir süre içinde itiraz edebilir; itirazı karşılanmazsa Sözleşmeyi feshedebilir.

7. Veri İhlali

• Royalyat, bu verileri etkileyen bir ihlali öğrendiğinde Profesyonel Kullanıcıyı, Kurula yapılacak bildirimin süresinde yapılabilmesi için gecikmeksizin bilgilendirir. Bildirimde ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri, bilinen kişi sayısı ve alınan ve önerilen önlemler yer alır. Kurula ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusundadır; Royalyat bunun için gereken bilgiyi sağlar.

8. İlgili Kişi Başvuruları

• Royalyat'a gelen ve bu verilere ilişkin başvurular Profesyonel Kullanıcıya iletilir. Kayıtlar Pro uygulamasında düzeltilebilir ve silinebilir; Royalyat başvuruların yanıtlanması için gereken makul teknik desteği sağlar.

9. Profesyonel Kullanıcının Yükümlülükleri

• Profesyonel Kullanıcı, kaydettiği kişileri Kanunun 10. maddesi uyarınca aydınlatır (veri ilgili kişiden alınmadıysa makul sürede), işlemenin hukuki sebebini sağlar, gerektiğinde açık rıza alır ve yükümlüyse Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kaydolur.
• Profesyonel Kullanıcı yalnız portföy yönetimi için gereken verileri kaydeder; ilan fotoğraflarında, başlığında ve açıklamasında üçüncü kişilerin kişisel verilerine yer vermez.

10. Saklama, İade ve Silme

• Kişiler, Profesyonel Kullanıcı silene kadar saklanır. Portföy özel bilgileri, notlar, evraklar ve kişi bağlantıları, ilan kalıcı olarak silinene ya da çöpe alınmasından itibaren 30 gün geçene kadar saklanır. Evrak erişim kayıtları 365 gün saklanır.
• Ofis kapandığında (ofis sahibi hesabını sildiğinde ve ofiste başka aktif üye kalmadığında ya da ofis Platform tarafından silindiğinde) ofiste paylaşılan kişiler ile ofis ilanlarının özel bilgileri, notları, evrakları ve kişi bağlantıları 30 gün sonra silinir; ofis bu süre içinde yeniden açılırsa silinmez. Profesyonel Kullanıcı, hesabını kapatmadan önce ihtiyaç duyduğu kayıtları kendi kayıtlarına almalıdır.

11. Denetim

• Royalyat, Profesyonel Kullanıcının yazılı talebi üzerine bu Sözleşmeye uyumu gösteren bilgi ve belgeleri makul sürede sunar. Kurulun incelemelerinde taraflar birbirine gereken bilgiyi sağlar.

12. Sorumluluk

• Taraflar, Kanunun 12/2. maddesi uyarınca veri güvenliği tedbirlerinden müştereken sorumludur. Taraflardan biri, diğerinin bu Sözleşmeye aykırılığı nedeniyle idari para cezası ya da tazminat öderse, ödediği tutarı kusur oranında diğerine rücu edebilir.

13. Yürürlük ve Değişiklikler

• Bu Sözleşme Profesyonel Hesap Sözleşmesiyle birlikte yürürlüğe girer ve hesap kapandıktan sonra silme işlemleri tamamlanana kadar yürürlükte kalır.
• Royalyat bu Sözleşmeyi değiştirebilir. Profesyonel Kullanıcı aleyhine olan değişiklikler, yürürlüğe girmeden makul bir süre önce bu sayfada ve kayıtlı e-posta adresine bildirilir. Değişikliği kabul etmeyen Profesyonel Kullanıcı yürürlük tarihine kadar Sözleşmeyi feshedebilir. Yürürlük tarihinden sonra hizmetlerin kullanılmaya devam edilmesi, kanunun izin verdiği ölçüde değişikliğin kabulü sayılır; kanunen açık kabul gereken hallerde ayrıca onay istenir.